1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Online-Anwendung „fastdocs“ nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie der nachfolgenden Datenschutzerklärung.

Datenerfassung in der Anwendung

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Anbieter der Fastdocs-Anwendung. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, beispielsweise durch Eingaben in Formularen, Registrierung, Kontaktaufnahme oder Upload von Dokumenten. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website oder bei Nutzung der Anwendung durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten, etwa Browser, Betriebssystem, IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und Protokolldaten.

Ein Teil der Daten wird erhoben, um Website und Anwendung technisch sicher und fehlerfrei bereitzustellen. Weitere Daten werden verarbeitet, um die Fastdocs-Anwendung, Kundenkonten, digitale Formulare, Schnittstellen, Supportleistungen und vertraglich vereinbarte Funktionen bereitzustellen. Sofern Analysefunktionen eingesetzt werden, dienen diese der statistischen Auswertung und Verbesserung der Anwendung.

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Bei Nutzung der Website oder Anwendung können technische und statistische Daten ausgewertet werden. Weitere Informationen zu eingesetzten Analyse-Tools und Dienstleistern finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

2. Hosting

Hosting über Google Cloud Platform

Diese Website und die Fastdocs-Anwendung werden extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung der Website und der Anwendung erfasst werden, werden auf Servern des Hosting-Anbieters verarbeitet. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, technische Zugriffsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Nutzungsdaten sowie sonstige Daten handeln, die im Rahmen der Nutzung der Anwendung verarbeitet werden.

Die Fastdocs-Anwendung wird über die Google Cloud Platform betrieben. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Die Daten werden dabei überwiegend in Deutschland verarbeitet. Eine Verarbeitung in weiteren europäischen Rechenzentrumsstandorten kann nicht ausgeschlossen werden.

Das externe Hosting erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Hosting-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und nach unseren Weisungen.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Fastdocs.de GmbH Bahnstr. 8-10 42697 Solingen

Telefon: +49 (0) 2129 57 89 966 E-Mail: info@fastdocs.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung der Fastdocs-Anwendung verarbeitet werden, speichern wir grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Nutzungsverhältnisses. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Grundlagen einer Löschung entgegenstehen. Für bestimmte Daten können längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlichen Pflichten unterliegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

sicdata GmbH Cynthia Höhnel Heiligenstock 34c 42697 Solingen

Telefon: 0212 73 87 24 18 E-Mail: hoehnel@sicdata.de

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Ein wesentlicher Teil der über unsere Anwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten wird von uns im Auftrag unserer Kunden verarbeitet.

In diesen Fällen handeln unsere Kunden als datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Weisungen des jeweiligen Kunden und eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

4. Datenerfassung in der Anwendung

Cookies

Unsere Internetseiten und Anwendungen können Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Cookies sind kleine Datenpakete, die auf dem Endgerät gespeichert werden können. Einige Cookies sind technisch erforderlich, andere können der Analyse oder Optimierung dienen, sofern sie eingesetzt werden.

Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien werden eingesetzt, soweit dies für die Bereitstellung der Website oder Anwendung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung abgefragt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.

Nach den vorliegenden Angaben werden im Zusammenhang mit der Fastdocs-Anwendung keine Third-Party-Cookies geladen. Auch externe Schriftarten wie Google Fonts werden nicht von Drittanbietern eingebunden, sondern lokal bereitgestellt.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten und der Anwendung erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind insbesondere:

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, Sicherheit und Optimierung der Website und Anwendung.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Registrierung und Nutzerkonto

Sie können sich in der Fastdocs-Anwendung registrieren, um zusätzliche Funktionen zu nutzen. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls kann eine Registrierung nicht abgeschlossen werden.

Für wichtige Änderungen etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des durch die Registrierung begründeten Nutzungsverhältnisses und ggf. zur Anbahnung weiterer Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf dieser Website registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Nutzung der Fastdocs-Anwendung

Im Rahmen der Nutzung der Fastdocs-Anwendung verarbeiten wir personenbezogene Daten, die durch Nutzer eingegeben, hochgeladen oder im Rahmen der Nutzung unserer Funktionen erzeugt werden. Hierzu können insbesondere gehören:

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bereitstellung unserer Anwendung, der Durchführung bestehender Vertragsverhältnisse, der Erstellung und Verwaltung digitaler Formulare, der Bereitstellung von Dokumenten sowie der Anbindung externer Systeme.

Sofern die Funktion „Mitarbeiterakte" genutzt wird, können zusätzlich personenbezogene Dokumente und Nachweise von Beschäftigten verarbeitet und innerhalb der Anwendung gespeichert werden. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der digitalen Verwaltung und Bereitstellung dieser Dokumente.

Für die Module „Personalstammdaten" und „Bewegungsdaten" stehen ergänzende Nutzerinformationen zur Verfügung, die zusätzliche Informationen zur jeweiligen Datenverarbeitung enthalten. Diese ergänzen die vorliegende Datenschutzerklärung.

Personalstammdaten: https://fastdocs.de/rechtliches/nutzerinformation/

Bewegungsdaten: https://fastdocs.de/rechtliches/nutzerinformation-bewegungsdaten/

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Nutzungsdaten verarbeiten wir nur, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen, abzurechnen oder technisch bereitzustellen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

5. Eingesetzte Dienste und Schnittstellen

SendGrid

Für den Versand von E-Mails im Rahmen der Erbringung unseres Dienstes fastdocs nutzen wir den Dienst SendGrid. Anbieter ist die Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Irland (nachfolgend „SendGrid“ / „Twilio“).

SendGrid ist ein cloudbasierter Dienst, der für die Organisation, den sicheren Versand und die Analyse von E-Mails (z. B. Systembenachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzungen, Bestätigungs-E-Mails) eingesetzt wird. SendGrid ermöglicht es uns zu analysieren, ob und wann versendete E-Mails erfolgreich zugestellt, geöffnet oder Links darin angeklickt wurden. Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von Twilio finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der E-Mail-Versand für die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z. B. bei der Bereitstellung von System- und Registrierungs-Mails). In allen übrigen Fällen – insbesondere bei der Analyse der E-Mail-Zustellbarkeit oder bei Marketing-Mails – beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer zuverlässigen und optimierten Kundenkommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern diese separat abgefragt wurde. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen eingegebenen Daten verbleiben bei uns bzw. bei SendGrid, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach Beendigung des Nutzungsvertrags für unseren Dienst). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Da Twilio eine Tochtergesellschaft der US-amerikanischen Twilio Inc. ist, kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Die US-amerikanische Muttergesellschaft Twilio Inc. verfügt zudem über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5712.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Freshdesk (Support)

Zur Bearbeitung von Supportanfragen und Kundenservice-Tickets nutzen wir das Ticketsystem Freshdesk. Anbieter ist die Freshworks Inc., 2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, CA 94403, USA (nachfolgend „Freshworks“ / „Freshdesk“).

Wenn Sie uns Support-Anfragen per E-Mail oder über ein entsprechendes Formular auf unserer Website zukommen lassen, werden Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie der Inhalt Ihrer Anfrage) in Freshdesk gespeichert, um Ihr Anliegen effizient bearbeiten und zuordnen zu können. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Freshworks finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://www.freshworks.com/privacy/.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Supportanfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer schnellen und effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), falls diese abgefragt wurde. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Die von Ihnen an uns übermittelten Supportdaten verbleiben bei uns bzw. in Freshdesk, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/4754.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Dieser stellt sicher, dass Freshworks die personenbezogenen Daten unserer Nutzer streng weisungsgebunden und datenschutzkonform verarbeitet.

DATEV Lohnimportdatenservice

Sofern die entsprechende Funktion durch den jeweiligen Kunden aktiviert wurde, können personenbezogene Daten über den DATEV Lohnimportdatenservice an das Rechenzentrum der DATEV übermittelt werden. Anbieter des DATEV Lohnimportdatenservice ist die DATEV eG, Paumgartnerstraße 6-14, 90429 Nürnberg.

Die Übermittlung dient der elektronischen Bereitstellung von Personalstammdaten und weiteren lohnrelevanten Informationen für die Weiterverarbeitung innerhalb der DATEV-Systeme. Hierbei werden ausschließlich die für den jeweiligen Datentransfer erforderlichen Informationen verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich auf Veranlassung und nach entsprechender Konfiguration durch den jeweiligen Kunden.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch DATEV finden Sie unter: https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/

Addison Lohn Online

Unsere Anwendung bietet die Möglichkeit, personenbezogene Daten an Addison Lohn Online zu übertragen. Anbieter von ADDISON ist die Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH, Kammererstraße 39, 71636 Ludwigsburg.

Die Nutzung dieser Schnittstelle erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Kunden und dient der Übernahme von Personalstammdaten und weiteren lohnrelevanten Informationen in die verwendete Lohnabrechnungssoftware.

Es werden ausschließlich diejenigen Daten übertragen, die für die Nutzung der Schnittstelle erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Wolters Kluwer finden Sie unter: https://www.wolterskluwer.com/de-de/privacy-cookies

6. Analyse-Tools

Rybbit

Zur Analyse der Nutzung unserer Anwendung setzen wir die Analyseplattform Rybbit ein. Rybbit wird durch die Fastdocs.de GmbH selbst betrieben und dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Anwendung sowie der technischen und funktionalen Optimierung unseres Angebots.

Nach den vorliegenden Angaben erfolgt die Auswertung ohne den Einsatz von Third-Party-Cookies und ausschließlich in anonymisierter Form, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Analyse und Optimierung unserer Anwendung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitere Informationen zu Rybbit finden Sie unter: https://rybbit.com/de/privacy